Biroja administrators(-e)/ Office Receptionist

Galvenie darba pienākumi:

• Nodrošināt ikdienas darbu Evolution recepcijā.
• Sagaidīt un apkalpot apmeklētājus, kā arī nepieciešamības gadījumā novirzīt viņus pie atbilstošā uzņēmuma darbinieka.
• Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai, parakstīties par piegādēm, saņemt, reģistrēt un nosūtīt pastu un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai sadarbības partneriem.
• Pārvaldīt biometrisko (pirkstu nospiedumu) sistēmu, taksometru pakalpojumus un apmeklētāju reģistrācijas sistēmu, kā arī reģistrēt apmeklētājus atbilstoši uzņēmuma noteiktajai kārtībai.
• Sadarboties ar apsardzes komandu.
• Koordinēt un uzturēt administratīvo uzskaiti, tostarp darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti u. c.
• Nodrošināt visu uzņēmuma politiku, procedūru un vadlīniju ievērošanu.
• Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un konferences zvanus, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sanāksmju telpās.
• Risināt klientu sūdzības un problēmsituācijas.
• Koordinēt un uzraudzīt piegādātāju darbu.
• Palīdzēt veikt ikdienas iepirkumus.
• Veikt citus tiešā vadītāja uzticētos pienākumus.

Key responsibilities:

• Manage daily work at Evolution reception.
• Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee.
• Deal with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries, receive/register and send mail and cargos from/to company parties or partners.
• Manage Biometric (finger-print) system, taxi service, visitors’ sign-up system, and register visitors in line with the policy.
• Cooperate with Security.
• Coordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.
• Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines.
• Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms.
• Deal with customer complaints or issues.
• Manage and supervise suppliers.
• Assist with daily purchases.
• Other direct managers assigned duties.

Prasības kandidātiem:

• Vidējā izglītība.
• Teicamas latviešu un angļu valodas zināšanas; krievu valodas zināšanas tiks uzskatītas par priekšrocību, darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
• Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte, elastība un uzmanība detaļām.
• Spēja precīzi izpildīt Biroja administrācijas norādījumus un uzticētos darba uzdevumus.
• Taktiskums un diskrētums darbā ar konfidenciālu informāciju.
• Spēja veikt vairākus uzdevumus vienlaikus, pielāgoties darba situācijām un strādāt dinamiskā, pastāvīgi mainīgā darba vidē.
• Spēja strādāt gan patstāvīgi, gan komandā.
• Labas komunikācijas prasmes.

Qualifications:

• Secondary education.
• Fluent knowledge of English and Latvian; Russian will be considered as an advantage, for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments.
• High sense of responsibility, punctuality, accuracy, flexibility and attention to details.
• Ability to accurately fulfill the Office Management orders and work tasks.
• Tact and discretion for dealing with confidential information.
• Multitasking - adaptable approach to work, the ability to work with fast-paced, ever changing environment.
• Ability to work independently and in a team.
• Good communication skills.

Mēs piedāvājam:

• Bruto mēneša alga 1400 EUR;
• Interesantu un izaicinošu darbu dinamiskā, starptautiskā komandā.
• Konkurētspējīgu atalgojuma un labumu paketi.
• Profesionālās un personīgās izaugsmes iespējas.
• Karjeras izaugsmes iespējas uzņēmumā.
• Uzticamus un atsaucīgus kolēģus.

We Offer:

• Gross monthly salary 1400 EUR/gross;
• Challenging work in a dynamic international team.
• A competitive remuneration package.
• Professional and personal development.
• Opportunities to progress within the company.
• Reliable and friendly colleagues.