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Coordonnateur support aux opérations

Montréal, Canada
Full-Time

Le coordonnateur support aux opérations a comme mandat principal d’offrir un soutien au directeur de l’équipe systèmes / support aux opérations et d’assurer la coordination des projets en phase opération. L’équipe de support aux opérations est le lien essentiel avec les clients et veille à solutionner les problèmes rencontrés et le matériel défaillant lors de la phase opération des projets. Afin d’assurer une fidélisation de la clientèle de Moment Factory et de donner une bonne image du produit rendu, le coordonnateur doit synchroniser le processus de support aux opérations en mobilisant au bon moment les différentes ressources impliquées et en assurant la liaison entre tous les intervenants.
 
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
 
1.   Coordination de projet (en phase opération) :
 
·       Être constamment en communication avec les clients suite à l’intégration des projets afin d’assurer un service après-vente de qualité supérieure;
·       Faire le lien et le suivi nécessaire entre les clients et les ressources concernées en cas de problème ou de matériel défaillant;
·       Tenir à jour le récapitulatif des projets en cours avec l’équipe de gestion de projets; créer et maintenir un partage de connaissances,
·       Créer les échéanciers d’opérations et assurer le suivi budgétaire des projets;
·       Gérer l’allocation des ressources sur les projets;
·       Faire le suivi des communications avec les employés, clients, fournisseurs, collaborateurs, pigistes et intervenants;
·       Participer à la rédaction de contrats et soumissions du support aux opérations des projets;
·       Organiser, coordonner, gérer les voyages d’affaires;
 
2.     Coordination de l’équipe et assistance au Directeur du département :
 
·       Coordonner les ressources de son département :
·       Préparer et coordonner les réunions et formations diverses du département et effectuer le suivi des actions en découlant;
·       Assurer un suivi hebdomadaire des fiches de temps, du temps supplémentaire et du calendrier de vacances des employés du département;
·       Contribuer à améliorer les processus existants, élaborer et communiquer de nouveaux outils de gestion aux personnes concernés;
·       S’assurer d’un partage de connaissances interdépartementales;
·       Organiser les projets spéciaux, les réunions et rencontres de production;
·       Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
·       Créer et maintenir un système de classement et d’archivage des dossiers;
·       Prendre en charge les besoins de la comptabilité reliée aux dépenses du directeur; compte de déboursés, rapports de cartes de crédit, etc.
·       Maintenir à jour une banque de ressources, repérer et sélectionner des employés potentiels et participer à leur embauche;
·       Intégrer de nouvelles ressources dans l’équipe et assurer leur formation de base;
 
4.     Veille technologique : doit être constamment à l’affut des nouveautés en multimédia;
 
5.     Être une ressource pour l’équipe dans son domaine d’expérience :
·       Assister, former, accompagner ou construire un produit en lien avec ses connaissances et compétences acquises;
·       Adapter son bagage professionnel en fonction des divers projets chez Moment Factory.
 
EXIGENCES DU POSTE ET QUALITÉS REQUISES
 
EXIGENCES
·       Diplôme d’études collégiales en design, médias interactifs, gestion, multimédia ou l’équivalent;
·       Maitrise avancée du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
·       Expérience pertinente au minimum de 4 à 7 ans en soutien administratif, idéalement dans un milieu d’activité similaire; ou expérience équivalente;
·       Expérience en design d’environnements multimédias, en logistique d’évènements, en réalisation et en logistique est un atout important;
·       Connaissance élevée de la suite MS Office, Keynote;
·       Connaissance des logiciels SketchUp, Photoshop et Autocad un atout.
 
QUALITÉS
·       Autodidacte passionné;
·       Facilité à communiquer avec les gens;
·       Capacité d’adaptation;
·       Habileté en gestion de ressources humaines et créatives;
·       Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
·       Bonne gestion du stress;
·       Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales et administratives;
·       Autonomie, esprit d’équipe, sens des priorités et fiabilité;
·       Sens accru des responsabilités. 

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NOTE : Veuillez noter que la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes. Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. 

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