Asistente Administrativa
TLDR
Provides front-desk support, manages communications, coordinates travel and events, handles administrative purchases and supplier payments, and sustains office operations.
- Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
- Notificar la llegada de visitas al personal correspondiente y/o dirigirlos a la sala de reuniones.
- Contestar la central telefónica, transferir correctamente las llamadas telefónicas entrantes y salientes, tomando y distribuyendo los mensajes de manera apropiada.
- Apoyar en la logística de reuniones en la oficina, eventos especiales, etc.
- Apoyar en la coordinación de transporte, reserva de hoteles y/o restaurante, alquiler de vehículos entre otros para las visitas extranjeras de Soventix y del interior del país.
- Generar comprobante de pago a suplidores y enviar a solicitante.
- Creación y gestión de las tarjetas de combustible del personal.
- Gestionar con los proveedores de bienes y servicios las compras administrativas de la empresa.
- Emitir en el sistema las Ordenes de Compras Administrativas
- Custodiar y administrar el material gastable, suministro de limpieza y bienes o equipos de oficina.
- Gestionar la correcta entrega de correspondencia recibida (cartas, facturas, propuestas, etc.).
- Elaborar cartas necesarias relacionadas con gestiones administrativas.
- Coordinar y gestionar la contratación de los seguros requeridos para la empresa (generalmente anuales).
- Coordinar los servicios de mensajería
- Gestionar el soporte tecnológico de la oficina, dando seguimiento a las solicitudes de los colaboradores.
- Coordinar y gestionar el servicio de flotas (móviles) de la empresa a través del portal de la compañía Telefónica.
- Preparar presentaciones escritas y digitales de administración.
- Coordinar la correspondencia de la administración, hacia las demás áreas internas y externas de la entidad.
- Coordinar las labores de aseo y mantenimiento de las instalaciones y el mobiliario.
- Custodiar y administrar el material gastable, bienes o equipos de oficina.
- Cualquier otra función requerida por su supervisor inmediato, relacionada con su puesto.
Soventix Caribbean S.R.L. specializes in the design, development, and construction of photovoltaic solar generation projects in the Dominican Republic and the Caribbean. We're dedicated to advancing renewable energy solutions that cater to a diverse range of customers in the region.