Insurance Operations Manager / Sachbearbeiter*in Versicherungsadministration bAV (m/w/d)

Deine Mission

Du übernimmst Verantwortung für die operative Vertragsbearbeitung in der betrieblichen Altersvorsorge und stellst sicher, dass unsere Kunden zuverlässig betreut werden. Du bist die Schnittstelle zwischen Penzilla und unseren Versicherungspartnern — sorgst dafür, dass Vorgänge sauber laufen, Fehlerquoten niedrig bleiben und unser Sales-Team sich aufs Verkaufen konzentrieren kann.

Deine Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Verträgen, Anträgen und Bestandsänderungen in der bAV
• Korrespondenz mit Versicherern: schriftlich und telefonisch — von Standard-Rückfragen bis zu komplexeren Klärfällen
• Einordnung und Bearbeitung von Sonderfällen entlang etablierter bAV-Durchführungswege
• Sicherstellung von Datenqualität und Vollständigkeit über unsere Systeme hinweg
• Enge Zusammenarbeit mit dem Sales- und Beratungsteam (Nathalie, Jens, Stefan, Robin) bei Übergaben und Eskalationen
• Punktueller Kundenkontakt bei Rückfragen aus dem Vertragsmanagement

Das bringst du mit

Must-have

• Operative bAV-Erfahrung: Mehrere Jahre in der Versicherungsbranche, einem Makler-Backoffice oder einer bAV-Beratung — du kennst Durchführungswege, gängige Vertragskonstellationen und typische Sonderfälle
• Souveränität im Umgang mit Versicherern: Du kommunizierst auf Augenhöhe, präzise und durchsetzungsstark — schriftlich wie telefonisch
• Detailgenauigkeit unter Volumen: Du hältst Qualität konstant, auch wenn viele ähnliche Vorgänge gleichzeitig laufen
• Pragmatische Arbeitsweise: Du arbeitest fokussiert entlang gesetzter Prioritäten, fragst gezielt zurück statt zu raten — und kommst auch klar, wenn nicht jeder Prozess in einem Handbuch dokumentiert ist
• Kaufmännische Ausbildung im Versicherungs-, Finanz- oder Verwaltungsbereich

Nice-to-have

• Erfahrung mit HubSpot oder gängigen Versicherungs-Verwaltungssystemen
• Erfahrung in einem Startup- oder Scale-up-Umfeld

Warum uns?

• Vergütung: 50.000 € – 60.000 € Bruttojahresgehalt (abhängig von Erfahrung)
• Start-up-Atmosphäre: Erlebe die Dynamik eines innovativen Unternehmens, in dem erfahrene Experten, Young Professionals und Gründer gemeinsam an einer Vision arbeiten und Erfolge teilen.
• Sicherheit und Urlaub: Unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Urlaubstage pro Jahr — damit du Beruf und Freizeit optimal in Einklang bringen kannst.
• Flexibilität: Office-first-Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, bei Bedarf auch von zu Hause aus produktiv und fokussiert zu arbeiten.
• Innovatives Arbeitsumfeld: Wir digitalisieren die Branche und suchen Vordenker*innen, die mit anpacken wollen, die HR-Tech-Branche nachhaltig zu verändern.
• Team: Vier Team-Events im Jahr, an denen wir gemeinsam Erfolge feiern.
• Benefits: Firmenfitness-Mitgliedschaft (EGYM Wellpass) und Corporate Benefits auf unsere Kosten; arbeitgeberfinanzierte bAV-Modelle.

Bewerbungsprozess

Schlanker Bewerbungsprozess in drei Schritten:

1. Screening-Gespräch mit Robin Hodgson (VP Insurance Sales, 30 Min) — Fit und Fachliches
2. Fachgespräch mit Robin und Team (60 Min) — Praxisfälle und Zusammenarbeit
3. Meet the Founder mit Christoph Leser (30 Min) — Team-Fit und Angebot