Mitarbeiter Office Management/ Back Office (w/m/d)

REPLOID ist Vorreiter in der Kreislauf-Bioökonomie: Durch skalierbare Upcycling-Lösungen werden organische Reststoffe – direkt am Ort ihrer Entstehung – in neue wertvolle Ressourcen und marktfähige Produkte umgewandelt, beispielsweise für die Futtermittel- und Düngemittelindustrie.  Wir sorgen musterhaft für zusätzliche Wertschöpfung und tragen maßgeblich dazu bei, dass wachsende Nachhaltigkeitsanforderungen (Scope 3, CO2-Emissionen...) erfüllt werden.

#wearereploid – Wir denken langfristig und setzen neue Maßstäbe. Um unsere Mission weiter vorantreiben zu können, suchen wir Dich. Bei uns hat Deine Arbeit sichtbare Wirkung! Wenn Du mehr als „Business as usual“ suchst, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen mitgestalten möchtest, passt Du perfekt in unser engagiertes Team!

Requirements

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass unser Tagesgeschäft strukturiert, effizient und sinnvoll läuft. Du bist nicht „nur Assistenz“, sondern das organisatorische Herzstück, das Abläufe zusammenhält und verbessert. Du arbeitest mit vielen Bereichen zusammen, verstehst interne Prozesse und bringst Klarheit in Daten, Dokumentation und Kommunikation.
Wenn du gerne Ordnung schaffst, Verantwortung übernimmst und ein Umfeld suchst, in dem du aktiv mitgestalten kannst, bist du bei uns genau richtig.

Deine Aufgaben

• Erfassung, Prüfung und Vorbereitung von Ein- und Ausgangsrechnungen zur Unterstützung der Buchhaltung

• Koordination von nationalen und internationalen Versand- und Logistikprozessen inklusive Erstellung relevanter Versandunterlagen

• Pflege und Aktualisierung von Artikeln, Lieferanten- und Kundendaten im ERP-System

• Schnittstellenfunktion zwischen Operations und angrenzenden Fachbereichen zur Sicherstellung effizienter Prozesse und einer reibungslosen Zusammenarbeit

• Durchführung von Bestellungen, Preisvergleichen sowie administrative Betreuung von Lieferanten

• Strukturierte Organisation des täglichen Office-Betriebs inklusive Terminverwaltung, Schriftverkehr und Materialdisposition

• Unterstützung von R&D, Einkauf und weiteren Fachbereichen bei administrativen Aufgaben, Datenmanagement und Dokumentationsprozessen

• Eigenständige Koordination von Fuhrpark- und Facility-Management-Anliegen, einschließlich Wartungen, Dienstleistersteuerung und organisatorischer Abläufe

• Vor- und Nachbereitung von Meetings

• Gestaltung und Weiterentwicklung eines strukturierten, aufgeräumten Arbeitsplatzes (5S/5A-Prinzip) sowie der Standards für Ordnung und Hygiene

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büro‑, Industrie‑ oder Verwaltungsorganisation

• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen oder kaufmännischen Tätigkeiten

• Grundkenntnisse in Buchhaltung und/oder Einkauf, ergänzt durch eine schnelle Auffassungsgabe für Prozesse

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie erste Erfahrung im Arbeiten mit ERP‑Systemen (z. B. Microsoft Business Central)

• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch (Level C2) und Englisch (Level B2) Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

• Präzise Arbeitsweise im Umgang mit Daten, Dokumenten und administrativen Vorgänge

Das bieten wir Dir

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen

• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

• Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur

• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten

• Exzellente Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkmöglichkeiten

• Attraktive Corporate Benefits inkl. Kaffee-Flatrate und Wellness-Water

• Modernes, helles Office mit top ausgestatteten Arbeitsplätzen und State-of-the-art Technologie

• Echter Teamspirit mit regelmäßigen After-Work- und gemeinsamen Sport-Events

Sende uns deine Bewerbung bis zum 20.08.2026. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist prüfen wir alle Bewerbungen sorgfältig und melden uns anschließend bei dir. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!