Office Administrator [024033]

Objetivo del Puesto

Asegurar el funcionamiento operativo, continuo, ordenado y eficiente de las instalaciones de la oficina. Actuar como soporte administrativo central, gestionando la relación con proveedores, el control de activos e inventarios, la logística de viajes y eventos internos, ofreciendo además un soporte directo y de confianza a la Gerencia y Dirección de Sitio.

Principales Funciones y Responsabilidades

1. Gestión y Operación de Instalaciones (Facilities):

   • Supervisar diariamente las condiciones de las instalaciones (orden, limpieza y operatividad general).

   • Gestionar y controlar el inventario de suministros de oficina, tarjetas de acceso y activos de la empresa.

2. Coordinación con Proveedores y Compras:

   • Gestionar la relación con proveedores y prestadores de servicios de la oficina.

   • Solicitar cotizaciones, verificar facturas, emitir órdenes de compra y coordinar servicios de mantenimiento.

3. Soporte Logístico, Viajes y Eventos:

   • Organizar itinerarios de viajes de trabajo (reservación de vuelos, hoteles, transportes y rendición de gastos).

   • Coordinar la logística para reuniones de alta dirección, visitas corporativas, capacitaciones y actividades de clima/bienestar.

4. Atención y Nexo Ejecutivo:

   • Ofrecer una recepción profesional y cordial a las visitas e invitados corporativos.

   • Actuar como un canal de comunicación confiable y fluido entre la Dirección de Sitio (Site Manager), jefaturas internas y visitantes externos.

Requisitos del Perfil

• Formación Académica: Estudios técnicos o universitarios (en curso o concluidos) en Administración, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial, Psicología o carreras afines.

• Experiencia Previa: Al menos 1 a 2 años de experiencia previa desempeñando funciones de soporte administrativo, gestión de oficina, facilities o compras en entornos corporativos estructurados.

• Dominio de Idiomas: Inglés Avanzado / Bilingüe (Oral y Escrito) - INDISPENSABLE, con fluidez para reportar a liderazgo angloparlante y negociar con proveedores.

• Conocimientos Técnicos: Manejo fluido de herramientas de ofimática (MS Excel, Word, PowerPoint), plataformas digitales de gestión de documentos y idealmente sistemas ERP (deseable SAP).

• Competencias Clave:

  • Organización, atención al detalle y capacidad de priorización.

  • Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales (presencia ejecutiva y diplomacia).

  • Autonomía, resolución proactiva de problemas y confidencialidad.

Needs to be updated