Office Manager - Ecochain Technologies

Ecochain Technologies | Office Manager

Amsterdam | 24 uur per week | Startdatum: in overleg

Ben jij de organisator die energie krijgt van een soepel draaiend kantoor én van het ontzorgen van een managementteam? Haal je voldoening uit vooruitdenken, en zorg je graag dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen? Voel je je thuis in de dynamiek van een scale-up waar geen dag hetzelfde is? Dan zoeken we jou!

Over Ecochain

Ecochain helpt bedrijven wereldwijd om de milieu-impact van hun producten en waardeketens inzichtelijk te maken. Met onze LCA-softwareplatforms en Activity Based Footprinting-methode maken we duurzaamheid meetbaar, transparant en schaalbaar. Empowering sustainable change – dat is wat we sinds 2011 elke dag doen.

In cijfers:

• 450+ klanten wereldwijd

• 45 medewerkers in Amsterdam

• B-Corp en ISO gecertificeerd

Onze klanten variëren van multinationals tot innovatieve MKB-bedrijven die voorop willen lopen in duurzaamheid. Door regelgeving zoals de CSRD, DPP en ESPR groeit de vraag naar onze oplossingen snel. Om die groei gezond te laten verlopen, professionaliseren we onze organisatie – en daar kom jij in beeld.

Huidige situatie

Ecochain is klaar voor de volgende groeifase. Onze producten bewijzen zich dagelijks bij bedrijven in uiteenlopende sectoren, en ons team groeit mee. Dat vraagt om een kantoor en een organisatie die soepel draaien, nu en straks.

Daarom zoeken we een Office Manager die, in 24 uur p/w, zorgt dat alles op rolletjes loopt: van een goed georganiseerde agenda tot een gastvrij kantoor. Je maakt deel uit van ons supportteam, samen met de HR Officer en Finance, en je bent de vaste kracht waar collega’s en management op kunnen bouwen.

De rol: wat ga je doen?

Als Office Manager ben je de spil van ons kantoor. Je werkt nauw samen met de HR Officer en Finance. Je zorgt dat het kantoor soepel draait, dat het management goed ondersteund wordt en dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen.

Je bent gastvrij en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je bent organisatorisch sterk en krijgt energie van structuur en nauwkeurigheid. Tegelijk blijf je flexibel als de dag anders loopt dan gepland, en schakel je makkelijk tussen een vraag van een collega, een agendaverzoek van het management en een bezoeker op kantoor.

Officemanagement

• Je bent verantwoordelijk voor de lunch op kantoor: je bestelt de boodschappen en maakt regelmatig soep of salade

• Je beheert de kantoorartikelen en de voorraad, inclusief bestellen en aanvullen

• Je houdt toezicht op het onderhoud van het pand en de apparatuur en stemt reparaties en service af met de verhuurder en leveranciers

• Je zorgt dat het kantoor en de vergaderruimtes schoon, netjes en opgeruimd zijn, in afstemming met de schoonmaak en het onderhoudspersoneel

• Je beheert de beveiliging van het kantoor, waaronder het toegangssysteem en de bezoekersregistratie

• Je verzorgt het laptopbeheer: je geeft apparatuur uit aan nieuwe collega’s, neemt die in bij vertrekkende collega’s en houdt overzicht

• Je bereidt vergaderruimtes voor (schermen, laptops, verbindingen), zodat elk overleg soepel kan starten

Gastvrijheid & evenementen

• Je ontvangt bezoekers en zorgt dat ze zich vanaf het eerste moment welkom voelen

• Je handelt inkomende e-mails, telefoontjes en vragen af en verwijst door naar de juiste persoon

• Je coördineert bedrijfsevenementen, teamuitjes en vieringen, inclusief logistiek en catering

Ondersteuning van het management

• Je notuleert tijdens (management)overleggen en stuurt de actiepunten uit

• Je plant af en toe afspraken in voor het managementteam

• Waar nodig regel je reizen en verblijf

Requirements

Jouw profiel

Dit breng je mee:

• Aantoonbare ervaring als officemanager, managementassistent of in een vergelijkbare rol

• Een natuurlijk gevoel voor gastvrijheid: je zorgt graag voor anderen

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en goed timemanagement; je houdt overzicht en stelt makkelijk prioriteiten

• Oog voor detail en nauwkeurigheid

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, en je schakelt makkelijk met mensen op elk niveau in de organisatie

• Ervaring met agendabeheer en kantoortools zoals [Google Workspace / Microsoft 365]
  

Wat bieden wij?

Impact & groei

• Een afwisselende rol met veel ruimte voor eigen initiatief 

• Ruimte om processen naar jouw hand te zetten en écht eigenaarschap te nemen

• Een purpose waarin je gelooft: elke dag bijdragen aan een duurzamere wereld

  Team & cultuur

• Gedreven, jong en internationaal team van 45 collega's

• Platte organisatie met korte lijnen en snelle besluitvorming

• Veel vrijheid, verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief

• Informele sfeer met regelmatige teamuitjes en borrels

  Voorwaarden

• Een parttime functie van 24 uur per week 

• Salaris van EUR 2750,- op basis van 40 uur (fulltime)

• Fijn kantoor in Amsterdam Zuid-Oost

• 25 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband)

• Pensioenregeling en collectieve ziektekostenverzekering

• Bijdrage sportabonnement

• Reiskostenvergoeding, swapfiets of NS Business Card

• Laptop en mobiel abonnement

• Toegang tot OpenUp