Receptionist (all genders)
TLDR
Coordinate visitor registration, safety briefings, keys, meeting rooms, calls, mail, parking, and access systems.
Verantwortlichkeiten
- Besucherregistrierung: Check-in/Check-out und erste Anlaufstelle für alle Fragen und Wünsche von Gästen, Kunden und Mitarbeitern von Evotec
- Organisation und Dokumentation der obligatorischen Sicherheitshinweise für gentechnische Arbeiten für Gäste, Dienstleister und neue Mitarbeiter
- Verteilung und Dokumentation von permanenten und temporären Schlüsseln für Gäste, Mitarbeiter und Dienstleister
- Buchung und Zuweisung von Besprechungsräumen in MEC 1 und MEC 3
- Erstellung von Kantinenbestellungen/Catering-Anfragen für Besprechungen
- Telefonzentrale: Entgegennahme, Filterung und Weiterleitung eingehender Telefonanrufe
- Termine für den Betriebsarzt vereinbaren
- Sortieren, Verteilen von eingehender und interner Post und Versenden von ausgehender Post, einschließlich Abbestellen unerwünschter Werbesendungen
- Parkplatzverwaltung
- Organisation des jährlichen Boys´ and Girls´ Day
- Verschiedene administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Rezeption. Zum Beispiel Listen für Austritte/Neueinstellungen/Parkausweise/Sicherheitsschulungen/DeutschlandticketSteuerung verschiedener Systeme (alle Fenster und Türen, Beleuchtung im Empfangsbereich, Eingangstor zum Gelände)
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Abschluss einer Hotelfachschule
- Schnelles Auffassungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit und Freude am persönlichen und telefonischen Kontakt
- Freundliches, zuvorkommendes und professionelles Auftreten mit hoher Serviceorientierung
- Fundierte PC-Kenntnisse (MS Office)
- Kenntnisse in Fremdsprachen in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete Umgangsformen und gepflegtes Äußeres
FR : Dans le cadre de sa politique Diversité, Evotec étudie, à compétences égales, toutes les candidatures dont celles des personnes en situation de handicap.
ENG : In the frame of our Diversity policy, Evotec considers, with equal competences, all applications including people with disabilities.
Evotec is a global biotechnology company specializing in drug discovery and development, partnering with pharmaceutical and biotech organizations to accelerate the advancement of vital medicines. With a team of over 4,000 experts, Evotec leverages its deep expertise and industrialized platforms to drive the creation of innovative small molecule drugs, particularly targeting areas like neuroscience, oncology, and metabolic diseases.