Head of Office Management

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.  Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.   Наразі ми в пошуку Administrative Team Lead, який очолить адміністративну команду та допоможе створити комфортне та ефективне робоче серидовище на всіх наших локаціях.  Обов‘язки:

Забезпечення безперебійної роботи офісної та адміністративної інфраструктури компанії, оптимізація витрат, управління сервісами та підрядниками, створення ефективного робочого середовища в офісних та виробничих приміщеннях;

Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини);

Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях;

Впровадження KPI та  SLA;

Планування розширення/релокацій;

Space management (ефективність використання площ);

Робота з Service Desk;

Вимірювання задоволеності (NPS/surveys);

Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів;

Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення;

Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат;

Підготовка тендерної документації/ технічних завдань та закупівлі;

Організація закупівель (канцтовари, обладнання, меблі);

Вимоги:

Основні hard skills:

• досвід управління великими офісами та виробничими майданчиками в т.ч. закордонними;

• експлуатація нерухомості (facility management);

• бюджетування та фінансовий контроль;

• управління підрядниками та договорами;

• закупівлі та тендерні процедури;

• розмовна англійська не нижче B1/B2;

• вміння працювати в Excel, системами обліку.

Основні soft skills:

• ефективна комунікація, орієнтація на результат і сервіс;

• системний та послідовний, структурований підхід;

• управлінські та організаторські здібності;

• стресостійкість;

• навички переговорів.

Буде плюсом:

• досвід використання інструментів Jira, Confluence, Excel/Sheets на рівні формул, зведених таблиць.

• базові навички репортингу;

• вміння аналізувати вузькі місця процесу (bottlenecks).

Від себе ми пропонуємо:

Роботу в комфортабельному офісі у м. Київ. Офіс облаштований генератором та бомбосховищем;

Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія Сіті резидента;

Гнучкий графік без привʼязки до робочих годин;

Компенсація навчання;

Заняття англійською;

Медичне страхування;

Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);

Різносторонні проєкти та професійне зростання;

Драйвову команду та zero bullshit culture.

Долучайтеся, щоб зробити Made in Ukraine синонімом надійності!